Datenschutzerklärung
Stand: Oktober 2026
1. Verantwortlicher
Hyca Heat GmbH, Marie-Curie-Straße 4, 52428 Jülich, Deutschland E-Mail: contact@hycaheat.com Vertreten durch die Geschäftsführer Dr. Richard Büssow, Dr. Simon Hahn und Henning Hatje. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Bei Fragen zum Datenschutz schreiben Sie uns an contact@hycaheat.com.
2. Überblick
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit es für den Betrieb dieser Website, die Beantwortung Ihrer Anfrage oder eine Bewerbung nötig ist oder Sie eingewilligt haben. Die Website lädt keine Schriften, Videos oder Karten von Drittanbietern. Tracking findet nur nach Ihrer Einwilligung statt.
3. Hosting und Server-Logs
Diese Website wird bei Google Cloud (Google Cloud Run) in der Region europe-west10 (Berlin) betrieben. Anfragen laufen über einen Load Balancer von Google Cloud. Anbieter ist Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland. Beim Aufruf der Website werden automatisch technische Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer und Browser-Kennung. Diese Daten brauchen wir, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Zugriffsprotokolle werden in Google Cloud Logging gespeichert und nach 30 Tagen gelöscht. Ein Zugriff durch die Google LLC in den USA ist nicht auszuschließen. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Die Domain und das DNS werden über Google Cloud DNS verwaltet, ebenfalls ein Dienst von Google Cloud.
4. Kontaktformular und Konfigurator
Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder den Konfigurator schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben: Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, auf Wunsch Telefonnummer und Nachricht sowie im Konfigurator Ihre Antworten zu Branche, Prozesstemperatur, Energieträgern und installierter Leistung. Auf Wunsch können Sie eine Datei mit Ihrem Lastgang hochladen (CSV, Excel, Text oder PDF, höchstens 10 MB). Die Datei wird über unseren Upload-Dienst bei Google Cloud (siehe Abschnitt 3) direkt an HubSpot weitergeleitet, dort nicht öffentlich gespeichert und Ihrer Anfrage zugeordnet. Wir nutzen sie ausschließlich, um Ihren Fall zu berechnen. Wir nutzen die Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten und ein mögliches Projekt mit Ihnen zu besprechen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung geschäftlicher Anfragen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit dem Absenden bestätigen Sie außerdem, dass wir Ihre Angaben zu diesem Zweck speichern dürfen. Wir senden Ihnen keinen Newsletter und keine automatischen E-Mail-Serien. Ihre Anfrage wird in unserem CRM HubSpot gespeichert (siehe Abschnitt 5). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Daten 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
5. HubSpot (CRM und Formulare)
Für Formulare und die Verwaltung von Anfragen nutzen wir HubSpot. Anbieter ist HubSpot Ireland Limited, One Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland. Unser HubSpot-Konto wird im EU-Rechenzentrum betrieben. Mit HubSpot haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Ein Zugriff durch die HubSpot, Inc. in den USA ist nicht auszuschließen. HubSpot, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten Standardvertragsklauseln.
6. E-Mail-Kontakt
Wenn Sie uns per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Nachricht zu beantworten. Unsere E-Mails laufen über Google Workspace, Anbieter ist Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Für die Speicherdauer gilt Abschnitt 4.
7. Cookies, Einwilligung und Tracking
Beim ersten Besuch fragen wir, ob Sie dem Tracking zustimmen. Ihre Entscheidung speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage, Eintrag „hyca-consent"). Das ist technisch nötig, um Ihre Wahl zu respektieren (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Ohne Ihre Zustimmung setzen wir keine Tracking-Cookies. Nur wenn Sie zustimmen, laden wir: a) HubSpot-Tracking: HubSpot setzt Cookies (zum Beispiel „hubspotutk", „__hstc", „__hssc", „__hssrc"), um Besuche wiederzuerkennen, die Nutzung der Website auszuwerten und eine spätere Anfrage Ihrem Besuchsverlauf zuzuordnen. Anbieter siehe Abschnitt 5. b) LinkedIn Insight Tag: LinkedIn setzt Cookies, damit wir die Wirkung unserer Kampagnen auf LinkedIn messen und Zielgruppen bilden können. Anbieter ist LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Eine Übermittlung an die LinkedIn Corporation in den USA ist möglich; sie ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für die Erhebung der Daten über den Insight Tag sind wir gemeinsam mit LinkedIn verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Pflichten sind in einer Vereinbarung mit LinkedIn geregelt. Ihre Rechte können Sie bei uns oder bei LinkedIn geltend machen. Mehr dazu in der Datenschutzrichtlinie von LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Link „Cookie-Einstellungen" am Ende jeder Seite. c) Google Maps: Auf der Seite „Über uns“ zeigen wir unsere Standorte auf Karten von Google Maps. Die Karten laden erst, wenn Sie auf „Karte anzeigen“ klicken. Dann werden Ihre IP-Adresse und technische Daten Ihres Browsers an Google übertragen, und Google kann Cookies setzen. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich; sie ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG). Mehr dazu: https://policies.google.com/privacy
8. Bewerbungen
Bewerbungen nehmen wir per E-Mail entgegen. Wir verarbeiten Ihre Unterlagen, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG. Kommt keine Einstellung zustande, löschen wir Ihre Unterlagen sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, außer Sie willigen in eine längere Speicherung ein.
9. Empfänger
Ihre Daten erhalten nur die Mitarbeitenden von Hyca Heat, die sie für den jeweiligen Zweck brauchen, sowie die in dieser Erklärung genannten Dienstleister als Auftragsverarbeiter. Wir verkaufen Ihre Daten nicht.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Schreiben Sie dazu an contact@hycaheat.com. Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
11. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen
Sie müssen uns keine Daten bereitstellen. Ohne die Pflichtangaben im Formular können wir Ihre Anfrage aber nicht beantworten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
12. Sicherheit und Änderungen
Die Website wird verschlüsselt über HTTPS übertragen. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.